近日，有网友提出了一个问题：“在电子文件归档时，备案登记表应该放在归档信息包的什么位置？它与归档信息包有什么关系？”这个问题看似简单，但实际上蕴含着复杂的内涵。本文将对此进行深入探讨。
1. TSIP中的“其他文件夹”
首先，需了解档案行业标准DA/T 93-2022《电子档案传输与接收操作规程》中对“其他文件夹”的定义。该标准的附录B提供了电子档案传输信息包（TSIP）的结构示例。
在规范中，“其他文件夹”被命名为“其他”，用于存放与交接接收工作相关的各种文件，包括电子档案交接清单、元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、内容数据命名规则、固化验证信息等。此外，移交过程中的信息（如移交接收过程的元数据和《电子文件移交接收登记表》的扫描件或电子签名）也应存放于此。
从TSIP的结构来看，这一信息包是用于批量传输的。相同批次的电子档案数据生成或遵循的清单和规范显然是相同的，因此将其放在与“收藏文件夹”同级的“其他文件夹”中是合理的。
然而，规范中并未明确指出“移交接收过程的元数据以及《电子文件移交接收登记表》的扫描件或电子签名”是用于移交阶段还是接收阶段。根据DA/T 93-2022中的交接接收工作流程，登记表在提交TSIP之前已形成，但此时接收单位栏必须为空。因此，可以推测该接收单位的空登记表应放置在TSIP的“其他文件夹”中。
关于移交程序的规范并未明确交接方确认登记表后是否需要更新TSIP中的登记表。规范仅指出“每个人都会保留它”。同样，在7.4条中，仅要求“妥善保存电子文件传输信息包、《电子文件传输清单》和《电子文件传输接收登记表”，并未明确是否需要更新登记表进入TSIP。
因此，关于这一问题的答案并不简单。笔者认为，TSIP是由传输单位形成的信息包，接收单位不需要更新。此外，TSIP本质上是一个过渡信息包，主要用于系统之间的数据交换。一旦交接完成，通常会将信息包中的目录数据导入到关系数据库中，而内容数据（电子文件）则存放在文件系统的相应目录结构下，便于后续处理和访问。信息包本身不一定需要保留，也可以保持原样。
当然，完整的登记表也会存储在文件管理系统中，并与切换批次相关联（自然对应于TSIP），但不需要打包在TSIP中。
2. 为什么ASIP中没有“其他文件夹”？
值得注意的是，GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》中给出的归档信息包（ASIP）结构并未包含“其他文件夹”。这引发了人们的疑问：像《电子文件备案登记表》、《电子文件四性能检测报告》等处理表格是否需要放在ASIP中？
对此，笔者的理解是：在大多数情况下，电子文档归档是在信息系统之间在线完成的。虽然前端系统（如OA系统、业务系统）与档案系统之间存在联系，但很多情况下主要生成逻辑包（程序逻辑层面的数据组织），并不会生成导出的物理ASIP。因此，登记表、测试报告等流程表单本身也存在于系统中，因而无需放入ASIP中。此外，这些流程表单在交接和接收过程中也存在同样的问题，且往往不完整——仅有档案部门的操作记录，而缺乏其他相关记录。
对于归档过程中生成物理ASIP的情况，是否需要添加一个“其他文件夹”以存放登记表、测试报告等流程表单呢？笔者认为这是可行的，处理方法可以参考TSIP的结构。
综上所述，网友的问题实际上已有答案：SIP（包括ASIP和TSIP）可以设置“其他文件夹”，将提交时形成的流程表单放入其中，但在接收时无需更新SIP中的相应表单。
3. AIP和DIP中是否需要“其他文件夹”？
由于AIP和DIP目前尚无相关标准或正式文件提供结构示例，笔者只能根据经验提供参考意见。在《电子文档生命周期中的四大信息包》一文中，作者曾提出AIP和DIP的结构示例，其中包含“其他文件夹”。这主要是出于信息包结构设计的逻辑严谨性，并不代表必然性。即在信息包结构中加入“其他文件夹”并无不妥，且可以使信息包结构在逻辑上更加严谨，便于存放一些辅助信息、表格和工具。
需要指出的是，与SIP中主要存放流程表单的“其他文件夹”不同，AIP和DIP中的“其他文件夹”主要存放参考资料和相关工具，如参考标准、分析工具和文件读取工具等。
综上所述，SIP、AIP、DIP等信息包中可以设置“其他文件夹”，以存放一些辅助信息、表格和工具，但在后续管理中无需更新这些文件，以免破坏信息包的原创性。如果电子档案本身发生变化（如元数据或电子文件内容），则需要重新打包，这与原来的信息包已是两个不同的包。
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希望本篇文章《信息包中的附加文件夹探讨》能对你有所帮助！
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